Die Kunst der Remote-Prüfung: Navigieren im neuen Audit-Zeitalter

Die Welt hat sich verändert, und mit ihr die Art und Weise, wie wir arbeiten. Nach COVID-19 ist das hybride oder vollständig ortsunabhängige Arbeiten zur Norm geworden. Dies hat auch die Prüfungslandschaft transformiert: Remote-Prüfungen sind nicht mehr die Ausnahme, sondern der Standard. Obwohl sie Herausforderungen mit sich bringen, bieten sie auch zahlreiche Vorteile und sind entscheidend, um in einer sich ständig wandelnden digitalen Welt effizient zu bleiben.

Vorteile der Remote-Prüfung: Mehr als nur Kostenersparnis

Die Umstellung auf Remote-Audits ist nicht nur eine Notwendigkeit, sondern auch eine strategische Chance. Zu den wesentlichen Vorteilen gehören:

• Geringere Kosten: Deutliche Einsparungen bei Reisekosten und Büroraum.
• Flexibilität: Eine verbesserte Work-Life-Balance für die Prüfer.
• Erweiterter Talentpool: Die Möglichkeit, Talente über geografische Grenzen hinweg einzustellen, was angesichts des Rückgangs der Studierenden, die eine Wirtschaftsprüferkarriere wählen, besonders wichtig ist.
• Erhöhte Produktivität: Durch gewonnene Zeit kann die Produktivität gesteigert werden.

Herausforderungen und wie man sie meistert

Trotz der Vorteile können Remote-Prüfungen auch Herausforderungen mit sich bringen, wie Kommunikationsschwierigkeiten, weniger persönliche Interaktionen, eingeschränkte Möglichkeiten für die Einarbeitung vor Ort, Sicherheitsbedenken und höhere Technologiekosten. Diese Faktoren erschweren es insbesondere, Schlüsselbeziehungen aufzubauen und Informationen zu erhalten. Doch mit den richtigen Anpassungen können diese Hürden erfolgreich genommen werden.

Strategien für erfolgreiche Remote-Prüfungen

Um wertvolle Remote-Prüfungen durchzuführen, sollten Unternehmen mehrere Taktiken in Betracht ziehen:

1. Ein digitales Protokoll etablieren: Die gängigen Prüfungstechniken wie Befragung, Einsichtnahme, Beobachtung, Bestätigung, Neuberechnung und Wiederholung können alle aus der Ferne durchgeführt werden. Zum Beispiel kann beim Durchgehen von Prozessen (Walkthroughs) die Bildschirmfreigabe (Screensharing) ein detailliertes Verständnis ermöglichen. Aufzeichnungen von Meetings, sofern unternehmensweit erlaubt, können dem Prüfer die Möglichkeit geben, sich auf den Prozess zu konzentrieren und die Aufzeichnungen später für die Dokumentation zu nutzen. Virtuelle Meetings erleichtern auch die Koordination, wenn viele Stakeholder beteiligt sind.
2. Auf digitale Beweismittel umstellen: Die Remote-Prüfung hat einen Wandel zu digitalen Beweismitteln erzwungen. Statt physischer Aktenordner sind nun digitale Signaturen und E-Mail-Beweise akzeptabel. Bei Screenshot-Beweisen ist die Angabe von Datum und Uhrzeit entscheidend. Der Fokus liegt auf der ordnungsgemäßen Aufbewahrung und dem Schutz der Beweismittel vor unbefugter Änderung. Audit-Teams können auch Umfragen über GRC-Audit-Plattform-Tools versenden, um Informationen zu sammeln und Zeit zu sparen.
3. Audit-Anfragen effektiv verwalten: Das rechtzeitige Einholen von Prüfungsnachweisen ist oft eine Herausforderung. Remote-Prüfer müssen hier beharrlich sein und eine Zeitlinie für die Eskalation nicht erfüllter Anfragen festlegen und kommunizieren.
4. Im Remote-Arbeitsumfeld erfolgreich sein:
   • Kommunikation und Engagement aufrechterhalten: Regelmäßige One-on-One- und Team-Meetings sind entscheidend, um Gefühle der Isolation zu bekämpfen, besonders bei weniger erfahrenen Teammitgliedern, die Mentoring vermissen könnten. Das Einschalten der Kamera fördert den menschlichen Kontakt, sollte aber mit Bedacht eingesetzt werden, um „Zoom-Müdigkeit“ zu vermeiden. Jährliche persönliche Treffen und Gruppenchats können informelle Interaktionen ersetzen.
   • Kommunikation mit Prüflingen: Auch Kickoff-, Status-, Walkthrough- und Abschlussbesprechungen können virtuell abgehalten oder teilweise durch Umfragen ersetzt werden. Cloud-Dienste wie SharePoint können zur Sammlung von Prüfungsnachweisen genutzt werden.
   • Grenzen setzen: Das Festlegen einer täglichen Routine, eines dedizierten Arbeitsbereichs und klarer Arbeitszeiten hilft, die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben zu wahren. Es sollten Kernarbeitszeiten definiert und separate Geräte für private und berufliche Nutzung verwendet werden.
   • Protokolle für virtuelle Meetings etablieren: Es ist wichtig, klare Regeln für virtuelle Meetings festzulegen, z.B. keine Teilnahme an Videoanrufen in der Öffentlichkeit, um Hintergrundgeräusche, Ablenkungen und vor allem Risiken für die Vertraulichkeit sensibler Informationen zu vermeiden.
5. Sicherheit und Technologieeffizienz verbessern: Remote-Arbeit erfordert Investitionen in verbesserte Sicherheit, wie VPNs, Multifaktor-Authentifizierung (MFA) und Data Loss Prevention (DLP)-Software. Ausreichende Internetgeschwindigkeit ist ebenfalls notwendig. Es besteht das Risiko, dass Remote-Mitarbeiter nicht immer mit dem Netzwerk verbunden sind und so Patches und Updates verpassen könnten. Die meisten Daten auf lokalen Laptops werden in der Cloud gesichert, um Unternehmensdaten zu schützen. Es ist wichtig, das Vertrauen der Mitarbeiter zu fördern und sicherzustellen, dass sie mit den Unternehmensrichtlinien vertraut sind. Sensibilisierungsschulungen zu Datenschutz- und Cybersicherheitsrichtlinien sollten mindestens jährlich durchgeführt werden.
6. Einsatz von Gastprüfern in Betracht ziehen: Um Kostenziele zu erreichen, können Gastprüfer eine Alternative sein, um interne Remote-Audits durchzuführen. Bei der Auswahl sind Qualifikationen, Fachexpertise, physische Nähe zum Prüfobjekt, der Zeitrahmen des Einsatzes (typischerweise 4-6 Wochen für spezifische Aufgaben) und die Unabhängigkeit oder potenzielle Interessenkonflikte (z.B. keine Prüfung von Prozessen, an denen sie im letzten Jahr direkt beteiligt waren) entscheidend. Gastprüfer sollten wie direkte Untergebene von Managern betreut und entsprechend in den Prüfungsmethoden geschult werden.
7. Das Management der virtuellen Prüfung anpassen: Führungskräfte müssen ihren Managementstil ändern. Statt physischer Anwesenheitskontrolle liegt der Fokus nun auf pünktlichen Prüfungsergebnissen. Dies erfordert gezielte Überprüfungen des Audit-Status, klare Kommunikation und ein Verständnis der Erwartungen. GRC-Tools sind hierbei nützlich, um den Fortschritt zu überwachen und Statusberichte zu erstellen.

Fazit

Die digitale Welt verändert sich rasant und ständig. Prüfer müssen kontinuierlich Wege finden, effizienter zu werden, indem sie traditionelle Methoden hinterfragen. Für jeden Prüfungsauftrag sollte das Audit-Team die geografische Lage und das damit verbundene Risiko bewerten, um zu entscheiden, ob ein Vor-Ort- oder Remote-Verfahren angemessener ist. Bei hohem Risiko kann eine Vor-Ort-Prüfung gerechtfertigt sein, während risikoarme Bereiche auch aus der Ferne geprüft werden können.

Die Anpassung an Remote-Prüfungen ist keine bloße Notwendigkeit, sondern ein strategischer Vorteil. Sie ermöglicht es Prüfern, flexibler zwischen Vor-Ort- und Remote-Optionen zu wechseln. Unternehmen, die diese Veränderungen proaktiv angehen, können nicht nur ihre Prüfungen verbessern, sondern auch den dynamischen Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht werden und sich im Wettbewerb um Talente behaupten.